Was versteht man unter einem Buchhaltungsbüro?
Buchhaltungsbüros (auch als Buchführungsbüros, Buchhaltungsservices oder als selbständige Buchhalter bezeichnet) bieten Kunden Dienstleistungen rund um das Thema Buchführung an. Viele kleine und mittlere Unternehmen (sog. KMU) lagern (einen Teil) ihrer Tätigkeiten im Rahmen der Buchhaltung auf diesem Wege auf Buchhaltungsbüros aus (sog. Outcourcing), weil sie deren persönliche Betreuung und Vor-Ort-Service (teilweise angeboten) schätzen.
Aufgrund der durch das Gesetz eingeschränkten Kompetenzen und Wirkungsbereiche von Buchhaltungsbüros können diese einen Steuerberater nicht ersetzen, wohl aber dessen Beratungsleistungen (teilweise) ergänzen.
Organisiert sind die Buchhalter bzw. Buchführungsbüros im Berufsverband der professionellen Buchhalter und Bilanzbuchhalte (bpbb e.V.). Nach dessen Schätzung gibt es etwa 60.000 selbständige Buchhalter und Bilanzbuchhalter, die haupt- oder auch nebenberuflich tätig sind.
Welche gesetzlichen Regelungen sind für Buchhaltungsbüros relevant?
Für Buchhaltungsbüros ist insbesondere das Steuerberatungsgesetz (StBerG) relevant. Dieses regelt recht umfassend die Befugnisse im Bereich der Führung von Büchern und der Betreuung in steuerlichen Themengebieten.
Als eine der zentralen Normen bestimmt § 3 StBerG, dass zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen ausschließlich Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte bzw. deren Berufsgesellschaften zugelassen sind. § 5 Abs. 1 StBerG verbietet daher konsequenterweise anderen als den vorgenannten Personen bzw. Berufsgesellschaften die unbeschränkte Hilfeleistung in Steuersachen. Da neben der Hilfe bei der Erstellung von Abschlüssen auch die Hilfe bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen unter die Hilfeleistung in Steuersachen fallen, betrifft dieses Verbot auch Buchhaltungsbüros.
Im Bereich der Buchführung gestattet das Steuerberatungsgesetz jedoch 2 wesentliche Ausnahmen, die Buchhaltungsbüros erlauben, Dienstleistungen in einem gesetzlichen bestimmten Rahmen anzubieten.
Welche Tätigkeiten darf ein Buchhaltungsbüro für seine Kunden erbringen bzw. welche Ausbildung ist hierzu erforderlich?
§ 6 Nr. 3 StBerG erlaubt als wesentliche Ausnahme zum Verbot des § 3 StBerG allen Buchhaltungsbüros „(…) die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge (…)“ im Rahmen der Buchhaltung, nimmt aber „(…) das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen (…)“ davon aus.
Folgende Tätigkeiten darf ein Buchführungsbüro ohne den Nachweis weiterer Qualifikationen daher für seine Kunden erbringen:
- Erledigung von beliebigen Schreib- und Rechenarbeiten,
- Büroorganisation,
- Ablage,
- Organisation des Zahlungsverkehrs,
- Kalkulation von Preisen,
- Berechnung von Kosten,
- Erfassung von Daten nach Belegen, die durch eine befugte Person kontiert worden sind,
- Erfassung von Daten anhand von einer befugten Person erstellten Buchungsanweisungen,
- Pflege der offenen Posten (Debitoren und Kreditoren) sowie
- Mahnwesen.
Liegt jedoch eine Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder einer gleichwertigen Ausbildung und jeweils gleichzeitig eine praktische Berufserfahrung, erlaubt das Steuerberatungsgesetz zusätzlich folgende Tätigkeiten:
- Buchen laufender Geschäftsvorfälle sowie
- Anfertigung laufender Lohnabrechnungen sowie die Erstellung der entsprechenden Lohnsteueranmeldungen.
Daneben kann das Leistungsspektrum — je nach Qualifikation und Erfahrung des Inhabers –ebenfalls die Beratung von Unternehmern und Unternehmen, insbesondere in den Bereichen rund um Gründung und Finanzierung umfassen.
Welche Ausbildungen gelten als gleichwertig nach § 6 Nr. 4 StBerG?
Als gleichwertige Vorbildung wird beispielsweise eine Abschlussprüfung in einem steuer- und wirtschaftsberatenden Ausbildungsberuf, eine mit der Steuerinspektorenprüfung beendete dreijährige Ausbildung als Finanzanwärter oder eine Ausbildung als genossenschaftlicher Verbandsprüfer angesehen. Zusätzlich werden auch Personen mit höherer Qualifikation (abgeschlossene Bilanzbuchhalter-Prüfung oder erfolgreich abgeschlossenes Studium aus dem wirtschaftswissenschaftlichen Bereich) entsprechend anerkannt.
Wie muss die praktische Tätigkeit nach § 6 Nr. 4 StBerG aussehen, um Buchhaltungen und Lohnabrechnungen anbieten zu dürfen?
Die praktische Tätigkeit muss nach Abschluss der Ausbildung mindestens 3 Jahre betragen haben. Außerdem verlangt das Gesetz dabei einen Umfang von mindestens 16 Wochenstunden auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens.
Welche Tätigkeiten darf ein Buchhaltungsbüro nicht für seine Kunden erbringen?
Der für die Praxis wichtigste Unterschied zwischen einem Steuerberater und einem Buchführungsbüro ist, dass es Buchhaltungsbüros nicht erlaubt ist, Umsatzsteuervoranmeldungen zu erstellen und zu versenden.
Ebenso darf ein Buchhaltungsbüro die folgenden Tätigkeiten nicht anbieten:
- Einreichung von Steuererklärungen.
- Einrichtung von Buchführungen,
- Erstellung eines auf den Kunden angepassten Kontenplans,
- Erstellung von Jahresabschlüssen,
- Erstellung von Einnahme-Überschussrechnungen,
- Anfertigung vorbereitender Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Abgrenzungen, Rückstellungen) sowie
- Einrichtung von Lohnkonten.
Wie auch die Erstellung und der Versand von Umsatzsteuervoranmeldungen sind diese Tätigkeiten nur Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern oder Rechtsanwälten vorbehalten.
Welche Folgen ergeben sich, wenn ein Buchführungsbüro gegen die gesetzlichen Regelungen verstößt?
Bei unbefugtem Überschreiten der Grenzen der erlaubnisfreien Buchführungshilfe liegt ein Verstoß gegen das Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen, der eine Ordnungswidrigkeit darstellt. Diese kann eine Geldbuße von bis zu EUR 5.000 nach sich ziehen. Diese Höhe gilt momentan, kann jedoch zukünftig auch noch höher ausfallen. Die Hinweise auf solche Verstöße kommen sehr häufig durch das Finanzamt, das bei Verdachtsfällen eine entsprechende Anzeige erstattet.
Daneben prüfen die Steuerberaterkammern teils systematisch die Werbemaßnahmen der Buchhaltungsbüros im Hinblick auf unzulässige Überschusswerbung. Sollte die Steuerberaterkammer eine unzulässige Werbung entdecken, droht eine Abmahnung sowie ein Anspruch auf Unterlassung.
Was ist bei der Eröffnung eines Buchhaltungsbüros zu beachten?
Bei der Eröffnung eines Buchführungsbüros sind prinzipiell die gleichen Themengebiete, wie bei jeder Unternehmensgründung, zu beachten wie z.B.: Liquiditätsplanung, Preisgestaltung, Kostenüberwachung, Wahl und Einsatz der passenden Software, Bezug geeigneter Büroräumlichkeiten, Erstellung einer Webpräsenz (Homepage) oder auch Marketing und Werbung.
Im Gegensatz zur Gründung einer Steuerberatungsgesellschaft gibt es kein formelles Zulassungsverfahren durch die Steuerberaterkammer. Auch bei den Finanzbehörden ist im Vorfeld keine Genehmigung einzuholen.
Selbstverständlich sind bei der Gründung auch steuerliche Themen zu berücksichtigen (z.B. korrekte Anmeldung der Tätigkeit beim Finanzamt, Wahl der geeigneten Rechtsform).
Bezogen auf das Berufsrecht ist von den o.g. Themen besonders der Bereich Marketing und Werbung heikel. Hier muss genau darauf geachtet werden, mit welchem Titel und mit welchen Kompetenzen das Buchführungsbüro für seine Dienstleistungen wirbt. Dabei ist eine unzulässige Überschusswerbung zu vermeiden.
Wer eine entsprechende Ausbildung besitzt, kann z.B. mit dem Titel „geprüfter Bilanzbuchhalter“ werben. Gemäß § 8 Abs. 4 StBerG sollte es bei kein Problem darstellen, mit den Titeln Buchhalter, Buchführungshelfer, geprüfter Bilanzbuchhalter sowie Steuerfachwirt zu werben (sofern ggf. die Ausbildung vorhanden ist).
Sind Kooperationen zwischen Buchführungsbüros und Steuerberatern bzw. Wirtschaftsprüfern möglich?
Ja, Kooperationen zwischen Buchführungsbüros und Steuerberatern bzw. Wirtschaftsprüfern sind möglich und auch gängige Praxis. Diese können auf verschiedene Weise ausgestaltet sein. Dies betrifft sowohl die Organisation der Kooperation, als auch den Umfang, die rechtlichen Rahmenbedingungen und den Auftritt gegenüber den
Hinweis:
Auch Taxmain besitzt umfangreiche Erfahrung in der Kooperation mit Buchführungsbüros und betreut daher gerne auch solche Mandanten steuerlich umfassend, die Dienstleistungen von Buchführungsbüros in Anspruch nehmen. Sofern ein Buchhaltungsbüro also bereits Ihre Buchführungsarbeiten übernimmt, können wir über Taxmain die notwendigen Dienstleistungen rund um Ihre Steuer, die dem Buchhaltungsbüro verboten sind, übernehmen.
Wieviel kosten die Leistungen durch ein Buchhaltungsbüro?
Für die Leistungen, die ein Buchhaltungsbüro an seine Kunden erbringt, gilt nicht die für Steuerberater bindende Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Buchhaltungsbüros sind daher in ihrer Preisgestaltung an keine gesetzlichen Normen gebunden.
Warum ist ein Steuerberater meist teurer als ein Buchhaltungsbüro?
In der Regel sind die Honorare, die ein Steuerberater für dessen Leistungen berechnet, höher als die Gebühren von einem Buchhaltungsbüro. Dies hat verschiedene Gründe, von denen 2 beispielhaft hier erwähnt werden:
- Steuerberater sind höher qualifiziert und haben sich stetig fortzubilden, was wiederum viel Zeit und Geld in Anspruch nimmt. Dies ermöglicht es einem Steuerberater aber auch, seine Mandanten stets auf höchstem Niveau steuerlich zu beraten, was einem Buchhaltungsbüro wiederum durch das Gesetz verboten ist.
- Nach Berufsrecht sind Steuerberater verpflichtet, eine Haftpflichtversicherung abzuschließen, die bei einer Falschberatung dem Mandanten den entstandenen Schaden ausgleicht. Diese Versicherung muss durch das Honorar abgedeckt werden, stellt jedoch aber auch für den Mandanten eine erhöhte Sicherheit dar, die Buchhaltungsbüros in dieser Form nicht bieten.
