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iks beratung / Verfahrensdokumentation

Ihre Vorteile durch die Verfahrensdokumentation

Ein gut doku­men­tiertes rech­nungsle­gungs­be­zo­genes Internes Kon­troll­sys­tem (IKS) hat mehrere Vorteile.

Zum einen sollen Risken im Zusam­men­hang mit dem Rech­nungswe­sen und der Rech­nungsle­gung analysiert und durch Kon­trollen adressiert wer­den. Im Rah­men dieser Analyse und der Doku­men­ta­tion beschäfti­gen Sie sich automa­tisch mit den beste­hen­den Prozessen und hin­ter­fra­gen diese. Ziel ist die Erhöhung der Effizienz und Verbesserung des Infor­ma­tion­s­ge­halts der Rech­nungsle­gungs- und Controlling-Instrumente. 

Zum anderen ist auf­grund der “Grund­sätze zur ord­nungsmäßi­gen Führung und Auf­be­wahrung von Büch­ern, Aufze­ich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­n­is­ch­er Form sowie zum Daten­zu­griff” (GoBD) eine Ver­fahrens­doku­men­ta­tion bzw. Doku­men­ta­tion des IKS auch als Vor­lage beim Finan­zamt erforderlich.

Ins­beson­dere soll­ten fol­gende Ver­fahren gut doku­men­tiert sein:
  • geord­nete Belegablage
  • Papi­er erset­zen­des Scannen
  • ord­nungs­gemäße Kassenführung
  • revi­sion­ssichere Aufzeichnung

Eine gute Ver­fahrens­doku­men­ta­tion ist der Grund­stein bei der Ein­führung von Com­pli­ance Man­age­ment Sys­te­men, z.B. Tax Com­pli­ance Man­age­ment Sys­tem. Dieses dient auch dazu, bei Fehlern den Ver­dacht auf Vor­satz oder Leicht­fer­tigkeit der Geschäfts­führung zu reduzieren.

Mein Beitrag zu Ihrer Verfahrensdokumentation

Im Rah­men unsere Tätigkeit in der Wirtschaft­sprü­fung befassen wir uns schw­er­punk­t­mäßig mit Inter­nen Kon­troll­sys­te­men: Die Prü­fung des IKS ist Kernbe­standteil der Abschlussprü­fung, aber auch ander­er betrieb­swirtschaftlich­er Prü­fun­gen. So kann ich das IKS Ihres Unternehmens zunächst aus “Prüfer­sicht” analysieren, um ggf. Schwächen festzustellen. Anschließend berate ich Sie bei der Über­ar­beitung der Konzep­tion und der Doku­men­ta­tion Ihres IKS, damit auch andere Prüfer (z.B. Betrieb­sprüfer) diese anerkennen.

Ablauf des Beratungsprozesses

IKS
1.
Erst­ber­atung mit Entschei­dung zur Verfahrensdokumentation
2.
Erstein­rich­tung der Verfahrensdokumentation
IKS
3.
Erstel­lung von Einweisungsprotokollen
4.
Unter­jährige Doku­men­ta­tion der Veränderungen
5.
Jährliche Über­prü­fung der Verfahrensdokumentation
6.
Über­prü­fungs­bericht als Nach­weis für die Finanzverwaltung
7.
Anpas­sung der Ver­fahrens­doku­men­ta­tion auf den Stand nach der Überprüfung
IKS