Ablauf Jahresabschlussprüfung: Wie läuft eine gesetzliche oder freiwillige Jahresabschlussprüfung eigentlich ab – und was kommt auf mich als Unternehmen zu?
Die Jahresabschlussprüfung folgt einem klar strukturierten Ablauf – von der Auftragsannahme über die Prüfungsdurchführung bis hin zum Prüfungsbericht. Ziel ist es, festzustellen, ob der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften entspricht und ein zutreffendes Bild der Vermögens‑, Finanz- und Ertragslage vermittelt (§ 317 HGB).
Auftragsklärung und Vorbereitung
Zunächst wird ein Prüfungsvertrag (auch Prüfungsauftrag genannt) geschlossen. Darin geregelt:
- Umfang (Pflicht- oder freiwillige Prüfung)
- Prüfkriterien (HGB, ggf. IFRS)
- Zeitplan und Ansprechpartner
- Hinweise zur Unabhängigkeit (§ 319 HGB)
Oft findet ein Vorgespräch statt, in dem das Unternehmen Fragen stellen und offene Punkte klären kann.
Dem Prüfungsvertrag liegt bei gesetzlichen Pflichtprüfungen ein Gesellschafterbeschluss bzw. Beschluss einer Hauptversammlung über die Bestellung eines Wirtschaftsprüfers oder einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zum gesetzlichen Jahresabschlussprüfer zugrunde.
Vorbereitende Unterlagenprüfung (Prüfungsplanung)
Der Wirtschaftsprüfer fordert erste Unterlagen an, z. B.:
- Vorjahresabschlüsse
- Buchhaltungsdaten
- Organigramme
- Verträge
- Inventarlisten
Auf Basis dieser Unterlagen erstellt er eine risikoorientierte Prüfungsplanung (IDW PS 261 n.F.). Bereiche mit hoher Fehleranfälligkeit oder Bilanzrelevanz werden intensiver geprüft.
Vorprüfung (Interim Audit)
Oft findet schon vor dem Abschlussstichtag eine Vorprüfung statt. Ziel:
- Prüfung interner Kontrollen
- Verfahrensdokumentation
- Bewertung der Buchhaltungssysteme
- Abstimmung mit Steuerberater
Vorteil: Frühzeitige Feststellungen können noch korrigiert werden, bevor der Abschluss final erstellt wird.
Hauptprüfung nach Bilanzstichtag
Jetzt beginnt die eigentliche Prüfung des Jahresabschlusses:
- Abstimmung von Kontensalden
- Nachweis von Forderungen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen
- Bewertung von Vorräten, Anlagen, Beteiligungen
- Prüfung Anhang und Lagebericht
- Beachtung von gesetzlichen Vorschriften (§§ 238–289 HGB), gesellschaftsrechtlichen Vorschriften (AktG, GmbHG) und der Satzung in Bezug auf Buchführung und Rechnungslegung
- Sonstige Prüfungsfelder aufgrund gesetzlicher und freiwilliger (vereinbarter) Erweiterungen des Prüfungsumfangs (z.B. Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach § 53 HGrG)
Besonders wichtig: Belegprüfung, Plausibilitätskontrollen, Interviews mit Geschäftsführung, ggf. Betriebsbegehung.
Erstellung des Prüfungsberichts und Bestätigungsvermerk
Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Prüfer zwei zentrale Dokumente:
- Prüfungsbericht: Detaillierte Darstellung der Prüfungshandlungen und ‑ergebnisse
- Bestätigungsvermerk: Kurze Stellungnahme, ob der Abschluss den gesetzlichen Anforderungen entspricht
Wird kein uneingeschränkter Bestätigungsvermerk erteilt, enthält der Bericht entsprechende Hinweise oder Einschränkungen.
Abschlussgespräch und Kommunikation
Der Wirtschaftsprüfer bespricht die Ergebnisse mit der Geschäftsführung und ggf. dem Aufsichtsrat. Themen sind u. a.:
- Gefundene Auffälligkeiten oder Risiken
- Verbesserungsvorschläge für interne Prozesse
- Hinweise auf künftige Bilanzierungsthemen
Danach erfolgt die Offenlegung im Unternehmensregister, ggf. auch die Weitergabe an Banken, Gesellschafter oder Investoren.
Ergänzende Fragen & Antworten
Wie lange dauert eine Jahresabschlussprüfung?
Je nach Unternehmensgröße und Vorbereitung zwischen 4 und 8 Wochen.
Bei Vorprüfung und guter Zusammenarbeit oft deutlich schneller.
Was kann ich als Unternehmen tun, um die Prüfung effizienter zu machen?
- Frühzeitig Unterlagen bereithalten
- Ansprechpartner benennen
- Fragen proaktiv klären
- Ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen
Ein strukturierter Datenraum oder digitale Buchhaltungstools helfen enorm.
Ist der Ablauf bei freiwilligen Prüfungen anders?
Nein – der Ablauf ist nahezu identisch. Unterschiede bestehen lediglich im Prüfungsumfang und in der Veröffentlichungspflicht. Bei freiwilliger Prüfung kann man den Fokus stärker auf individuelle Fragestellungen legen. Wir verweisen hierzu auch auf unsere Blogbeiträge zu gesetzlichen und freiwilligen Jahresabschlussprüfungen.
Was passiert, wenn Mängel entdeckt werden?
Der Prüfer kann den Bestätigungsvermerk einschränken, versagen oder Hinweise geben. In der Praxis werden viele Mängel aber aufgrund von Hinweisen des Abschlussprüfers im Laufe der Prüfung behoben, so dass es zu keiner Einschränkung bzw. Versagung kommt.
Fazit zum Ablauf Jahresabschlussprüfung: Gut vorbereitet ist halb geprüft
Eine Jahresabschlussprüfung ist kein bürokratischer Akt, sondern ein wichtiges Instrument zur Vertrauensbildung, Risikominimierung und Transparenz. Wer den Ablauf kennt und sich gut vorbereitet, gewinnt Sicherheit – und Zeit.
Wie können wir Sie als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer unterstützen?
Wir als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben umfangreiche Erfahrung sowohl in der Erstellung oder Prüfung der Jahresabschlüsse als auch in der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern im Rahmen der Begleitung einer Jahresabschlussprüfung. Wir können Sie auf eine Jahresabschlussprüfung optimal vorbereiten.
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